Malzeme Almadan Önce Sorulacak Sorular

1. Tam ürün tanımı

Ürün tanımı belirsiz kalırsa, teslim edilen mal ile beklenen mal arasında fark kaçınılmazdır. 'Beyaz fayans 60x60' ifadesi tek başına bir sipariş tanımı değildir; hangi marka, hangi seri, kaçıncı kalite, mat/parlak, rektifiyeli mi, hangi standart? Bunların hepsi yazılı olmadan sipariş girilmez.

Aynı ürün ailesinde farklı sınıflar bulunabilir; birinci ve ikinci kalite arasındaki fiyat farkı yüzde onlarla ölçülür ama görsel olarak hızlıca ayırt edilemez. Şartnameye uyumluluğu tedarikçiye açıkça sorup yazılı teyit almak; sonradan çıkacak 'ama biz muadili gönderdik' tartışmasını baştan bitirir.

• Marka, model, sınıf/tip, ebat, renk, yüzey (mat/parlak/rektifiye).
• İlgili standart ve performans değerleri (aşınma, kayma, su emme vb. proje şartnamesine göre).
• Kullanım yeri (iç/dış, ıslak/kuru, trafik yoğunluğu).
• Uygulanacak proje şartnamesine uygunluk teyidi ve teknik veri sayfası.
• Ambalaj birimi (koli, palet, torba) ve içerdiği miktar.

2. "Onaylı eşdeğer" ve ikame süreci

İnşaat sürecinde istenen ürünün her zaman tam olarak temin edilememesi olağandır. Sorun ikamenin varlığı değil, hangi kurallarla yapıldığıdır. 'Muadili' kelimesi tek başına yeterli değildir; hangi teknik özellikte, hangi belgeye dayanarak, kimin onayıyla değiştirildiği yazılı olmalıdır.

İyi bir tedarikçi eşdeğer öneri sunarken karşılaştırma tablosu paylaşır: iki ürünün ilgili standartlara göre değerlerini yan yana koyar. Bu bilgi olmadan yapılan ikame; kullanım ömrü, garanti ve estetik açıdan sürprizlere açık kalır.

• İstenen ürün stokta değilse hangi eşdeğer önerilir?
• Eşdeğer teklifi hangi teknik belgelerle sunulur? Karşılaştırma tablosu var mı?
• Nihai onay kimden, hangi süreyle alınır? Proje ekibinin onayı zorunlu mudur?
• İkame ürünün fiyat farkı ve teslim etkisi nedir?
• İkame kabul edilmezse mevcut sipariş nasıl işleyecek?

3. Miktar ve fire

Fire, tedarikçiden alınan bir 'ek' değil, gerçekçi bir gerekliliktir. Kesim, desen kayması, kırık ve sonradan tamirat için ayrılacak yedek stok; ürünün cinsine göre değişir. Küçük ebat karolarda düşük olabilen fire, büyük ebatlarda ve karmaşık mahallerde belirgin şekilde artar.

Sipariş tam miktar verildikten sonra ek sipariş genellikle aynı partiden temin edilemez; farklı parti gelen malın ton ve boyut farkı, uygulamada bariz görünür. Bu yüzden yedek stok bilinçli olarak fazladan alınır ve teslimden sonra kuru, güvenli bir alanda saklanır.

• Ölçüm birimi (m², adet, torba, ton, koli, palet).
• Fire payı tahmini ne kadar? Karmaşık mahalde artırılmalı mı?
• Paket/palet başına miktar; kısmi satış mümkün mü?
• Miktar tahminini bir kalem/mimari çizim üzerinden birlikte kontrol edelim mi?
• Yedek stok için ayrıca kaç kutu ayrılması önerilir?

4. Stok, parti ve teslim süresi

'Stokta var' cevabı bir başlangıçtır, taahhüt değildir. Stoktaki miktarın sizin siparişinize ne kadarını karşıladığı, aynı partiden mi geldiği ve rezerv edilip edilmediği ayrı ayrı sorulmalıdır. Aksi hâlde siz karar verirken başka bir müşteri aynı stoku satın alabilir.

İthal ürünlerde 'üç hafta' gibi süreler; gemi hareket tarihi, gümrük ve iç nakliye süresini içermeyebilir. Termin sözünü 'hangi tarihte şantiyede indirilmiş şekilde teslim' formülüyle almak; hem sizi hem de tedarikçiyi netleştirir.

• Şu an stokta var mı, ne kadar? Miktar sizin siparişinizi karşılıyor mu?
• Aynı parti (batch) tamamı ne zaman temin edilir?
• Termin sözü hangi tarihi kapsıyor: fabrika çıkışı mı, şantiyeye indirilmiş teslim mi?
• Parçalı teslim mümkün mü, koşulları?
• Sipariş verildikten sonra stok rezervi kaç gün korunur?

5. Fiyat neyi kapsıyor

Fiyat tek bir rakam gibi görünse de aslında bir paketleme kararıdır. Vergi hariç mi, nakliye dahil mi, indirme kimin sorumluluğunda, ambalaj iade edilecek mi? Bu soruların cevabı verilmeden karşılaştırılan iki teklif arasında yüzde onları bulan farklar sonradan ortaya çıkar.

Döviz bazında fiyat verilen ürünlerde 'kur tarihi' hayati önemdedir. Sipariş tarihindeki kur mu, fatura tarihindeki kur mu, teslim tarihindeki kur mu esas alınacak? Bu kararın yazılı olmaması, sipariş ile fatura arasındaki günlerde gerçekleşen kur değişimini kimin üstleneceğini belirsiz bırakır.

• Vergi/KDV (uygulanabilirse) dahil mi? Fatura hangi tüzel kişiliğe kesilecek?
• Para birimi ve kur/tarih bazı; sipariş, fatura ve teslim arasında hangisi esas.
• Nakliye, indirme, palet/ambalaj dahil mi?
• Aksesuar, ek parça ve montaj sarfı ayrıca mı fiyatlanıyor?
• Fiyat geçerlilik süresi ne kadar? Süre bitince otomatik güncelleme mi var?
• Adet artışında iskonto veya adet azalışında fiyat farkı var mı?

6. Belge, sertifika ve garanti

Sertifika ve teknik veri sayfaları; hem uygulama sırasında yol gösterir hem de garanti dönemi başladığında hak talebinin belgesidir. Bu belgelerin sipariş sırasında istenmesi; ürünün gerçekten iddia edilen özellikte olup olmadığının teyididir.

• Teknik veri sayfası, uygulama talimatı ve güvenlik bilgi formu sağlanacak mı?
• Sertifika/test raporu güncel mi? Test tarihi ürünün üretim tarihiyle uyumlu mu?
• Garanti süresi, kapsamı ve muafiyetler (yanlış uygulama, uygun olmayan bakım vb.).
• Garanti hangi belgeyle işletilir? Fatura yeterli mi, ek form gerekir mi?
• Parti izlenebilirliği nasıl sağlanıyor?

7. Teslim, erişim ve depolama

Şantiyenin fiziki koşulları teslimatı doğrudan etkiler. Dar sokak, yüksek katta indirme veya belirli saat kısıtı olan bölgeler; ek maliyet veya süre kaybı üretir. Bu bilgiler tedarikçiyle önceden paylaşılmalı, gerekli ekipman yazılı olarak konuşulmalıdır.

• Aracın şantiyeye girişi ve indirme koşulları; boyut, tonaj kısıtı var mı?
• Vinç/forklift gereken durumlarda kim sağlar ve bedeli kime aittir?
• Hava/su/nem hassasiyeti; depolama kuralı nedir? Örtülü alan gerekiyor mu?
• Palet/geri dönüş şartları ve depozito.
• Teslim saati aralığı; belirli saatlerde giriş yasağı varsa nasıl planlanacak?

8. Hasar, iade, iptal

Hasarlı veya eksik teslimatta hak kaybı çoğu zaman süreyi kaçırmaktan doğar. Kaç saat içinde, hangi kanaldan ve hangi kanıtla (fotoğraf, tutanak) bildirim yapılacağı önceden bilinmezse; teslim sırasında gözden kaçan bir kırık, iki gün sonra 'bizden çıkmıştır' cevabı alır.

• Kırık/eksik bildirimi kaç saat içinde ve hangi belgelerle yapılmalı?
• İade koşulları, restokaj (restocking) bedeli var mı?
• Sipariş iptali hangi aşamaya kadar mümkün? İptal ücreti nedir?
• Fazla malzeme iade edilir mi, hangi koşullarda?

9. Ödeme koşulları

Ödeme koşulu, satın alma kararının görünmeyen ama en belirleyici parçalarındandır. Peşin ödeme iskontosu ile vadeli ödemenin yaratacağı nakit akışı etkisi ayrı ayrı hesaplanmalı; sadece rakam değil, tarih de karşılaştırılmalıdır.

• Ödeme takvimi teslim/muayeneye bağlı mı? Peşin ödeme iskontosu var mı?
• Avans oranı ve para birimi nedir? Avans karşılığı nasıl belgelenir?
• Vadeli seçenek varsa gecikme koşulları, faiz uygulaması nedir?
• Sipariş iptal edilirse avans iade edilir mi, koşulları?

10. Yetkili kişi ve iletişim disiplini

Satın alma sürecinde en sık kaybedilen bilgi; hangi mesajın kime yazıldığıdır. Tedarikçi tarafında birden fazla kişi teklif verirse, hangisinin bağlayıcı olduğu bilinmelidir. Sizin tarafta da kararı verecek ve karşı tarafla yazışacak tek bir kişi olmalı; grup sohbetinde alınan kararlar ertesi gün kimsenin hatırlamadığı taahhütlere dönüşebilir.

Tüm önemli bilgileri e-posta veya kalıcı bir yazışma kanalında toplamak, ilerideki uyuşmazlıkta belge sunmanın en pratik yoludur. Sözlü mutabakatlar mutlaka aynı gün yazılı özet olarak karşıya iletilmelidir.

• Teklifi kim vermeye yetkili? Satış müdürü onayı gerekir mi?
• Şantiye tarafında iletişim tek kişi üzerinden mi yürüyecek?
• Sipariş sonrası günlük durum bildirimi hangi kanaldan yapılacak?
• Acil durumda (hasar, gecikme) 7/24 ulaşılacak yetkili kim?